Outlook Integration (SOI)

 

Outlook Integration Übersicht

Das Add-on SOI für SAP ERP ermöglicht die Archivierung von eingehenden oder ausgehenden E-Mails mit nur einem Klick direkt aus Ihrer Microsoft Outlook Anwendung. Die archivierte E-Mail wird dabei analysiert und sofort mit dem richtigen SAP Beleg verknüpft. Alternativ können Sie natürlich auch eine manuelle Zuordnung zum entsprechenden SAP Beleg vornehmen.

Menuband

 Integration über das Menuband

Kontext

Integration über das Kontextmenu

 


Outlook Integration Anwendung

Jeder kennt das Problem des E-Mail Medienbruchs:

Zum einen gibt es die ausgehende Kommunikation mit den Geschäftspartnern über die SAP Medien Druck, Fax, EDI oder auch via E-Mail mit Send Business Objects (SBO). Beispielsweise für Bestellungen, Kundenangebote, Speditionsaufträge, Rechnungen usw.

Zum anderen gibt es aber auch die eingehenden Antwort-E-Mails der Geschäftspartner zu genau diesen Vorgängen. Diese E-Mails landen meist im Mailclient (Outlook, Notes etc.) eines Users der entsprechenden Fachabteilung. Dort sind sie weder vorgangsbezogen abgelegt, noch transparent ersichtlich für die Kollegen.

Mit dem Add-on SOI für SAP ERP können Sie sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails mit nur einem Klick mit dem richtigen SAP Beleg verknüpfen.

Archivierung

Nach der Archivierung und Zuordnung sehen Sie in der GOS Anlagenliste des SAP Belegs die komplette Kommunikation zu diesem Vorgang.

GOS_Anlagenliste

Liste der Anlagen (GOS)

 


Outlook Integration Funktionsweise

SOI für SAP ERP integriert sich als Outlook Add-in in den Microsoft Mailclient. Die Installation kann entweder lokal erfolgen oder auch vom Systemadministrator mit einem Roll-out Verfahren zentral verteilt werden. Nach der Installation findet der Anwender die neue Funktion sowohl im Kontextmenu als auch im Menuband in der Einzelansicht einer E-Mail. Durch den Aufruf der Funktion wird die E-Mail automatisch hinsichtlich ihrer Merkmale untersucht, an Ihr SAP System übertragen und dort archiviert und zugeordnet. Es ist auch möglich diese Zuordnung vor der Übertragung durch den Anwender selbst vorzunehmen.

Auswahl

SAP Beleg Zuordnung

 


Outlook Integration mit SAP Archive Link

ArchiveLink ist ein in den SAP Application Server integrierter Service zur Verknüpfung zwischen archivierten Dokumenten und den im SAP System erfassten Anwendungsbelegen.

al

Um ArchiveLink zu nutzen, ist die Einrichtung eines Ablagesystem notwendig. Die abzulegenden Dokumente liegen in elektronischer Form vor oder werden konvertiert. Die Art der physischen Speicherung der Dokumente im Ablagesystem spielt dabei keine Rolle. Sollten Sie Archive Link noch nicht eingerichtet haben, unterstützen wir Sie gerne bei der Konzeption und beim Customizing.


Outlook Integration Anlagenliste (GOS)

Über die Anlagenliste der generischen Objektdienste können Sie sich eine Übersicht über die an den Beleg angehängten Anlagen aufrufen. Dies können beispielweise PDF-Dokumente oder auch allgemeine Notizen sein. In der Übersicht können Sie sich die Anlagen anzeigen lassen. Die Anlagen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie auch ändern.

Die mit SOI archivierten und mit dem Beleg verknüpften E-Mails werden in der GOS Anlagenliste aufgeführt. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Viewer und Sie können die E-Mail und natürlich auch alle Dateianlagen der E-Mail betrachten.

sap-beleg

GOS Liste der Anlagen

 

sap-anzeige

SAP Mail Viewer

 

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