HEWI Heinrich Wilke GmbH optimiert mit SBO von enycon die Arbeitsabläufe im Angebotsprozess und der Dokumentenablage

Im Zuge der Optimierung interner Abläufe für das Angebotswesen bei HEWI kam die Fachabteilung zu dem Schluss, dass SAP® ERP das neue Prozessmodell im Bereich E-Mailversand nicht abbilden konnte. Besonders die fehlenden Funktionen zum Versand von E-Mails mit mehreren Anlagen führten zu zeitaufwändigen Work-arounds via PDF Creator und Lotus Notes. So musste im Rahmen eines Pilotprojektes eine Software gefunden werden, die diese funktionale Lücke schließt und zudem eine zentrale, nachvollziehbare und rechtssichere Dokumentenablage bei Nutzung des vorhandenen Archivsystems unterstützt. Diese Lösung sollte sich in bestehende Strukturen integrieren und flexibel anpassbar sein.

Das Produkt SBO von enycon überzeugte hier im Wettbewerb als schlanke und flexible Lösung. Mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis und Spielraum für individuelles Customizing war diese Lösung geradezu maßgeschneidert.

Innerhalb von 24 Stunden wurde SBO vor Ort installiert und das Testteam des Pilotprojektes geschult. Die Installation des Add-ons verlief problemlos, da sich SBO modifikationsfrei in die bestehende SAP®-ERP-Landschaft integrieren ließ. Auch die Mitarbeiter waren von der intuitiven Bedienung begeistert.

    HEWI erfreut sich am sauberen Arbeiten mit SBO

Bei HEWI können nun detaillierte Angebote einfach per E-Mail versandt werden.

Die Möglichkeit, nun automatisch die in der jeweiligen Kundensprache gefundenen Textbausteine individuell anpassen zu können, begeistert die Mitarbeiter. Der Versand mehrerer Anlagen, aber auch die rechtssichere und nachvollziehbare Ablage und Archivierung der versendeten Dokumente inklusive aller Anlagen, hat die Prozesseffizienz deutlich erhöht und die Recherchemöglichkeit im Dokumentenbestand verbessert.

Die Projektleitung IT zieht nach Einführung von Send Business Objects (SBO) ein positives Fazit. Mit SBO sei die Arbeit bei HEWI insgesamt effizienter geworden, man spare Zeit und reduziere Kosten. Als Beleg hierfür sei das E-Mail-Aufkommen stark angestiegen und es würden immer weniger Dokumente per Fax oder Post versandt.

Daher wurde auch im Einkauf mit dem Einsatz von SBO begonnen. Neben dem Versand von Bestellungen wurde auch der Versand von Rahmenverträgen direkt aus SAP® per E-Mail realisiert. Bald soll der komplette Rechnungsversand über SBO abgewickelt werden.

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